Transportanfragen automatisch in die Disposition.
Emre Elitemiz
Ausgangslage
Was vorher passiert ist.
Die Disposition ertrinkt in Anfragen — bevor sie disponiert.
Über 220 eingehende Transportanfragen pro Tag — per Mail, Excel-Anhang und Webformular. Die Disposition verbrachte mehr Zeit mit dem Erfassen der Aufträge als mit dem Disponieren.
Vorgehen
Was wir gemacht haben.
- 012-wöchiges Prozess-Audit mit der Dispo-Leitung
- 02Klassifizierung der Anfragen in 4 Standard- und 3 Sonderfälle
- 03Aufbau eines Agents, der strukturierte Felder aus Mail + Anhang extrahiert
- 04Anbindung an das bestehende TMS via API
- 054-wöchige Test-Phase mit doppelter Erfassung
Ergebnis
Was jetzt läuft.
Sauber extrahiert, vorerfasst, übergeben.
2-wöchiges Prozess-Audit mit der Dispo-Leitung Klassifizierung der Anfragen in 4 Standard- und 3 Sonderfälle Aufbau eines Agents, der strukturierte Felder aus Mail + Anhang extrahiert Anbindung an das bestehende TMS via API 4-wöchige Test-Phase mit doppelter Erfassung
Eignung
Warum der Vorgang geeignet war.
Hohe Wiederholung
Die Anfragen kamen täglich in ähnlicher Form rein.
Klare Eingangsdaten
Mail, Excel-Anhang und Webformular enthielten genug Struktur für eine zuverlässige Vorqualifizierung.
Menschliche Freigabe blieb sinnvoll
Der Agent bereitet vor. Die Disposition entscheidet weiter über Priorität und Sonderfälle.
Verantwortung
Was bewusst beim Menschen blieb.
- Preis- und Kapazitätsentscheidungen
- Sonderfälle mit unklaren Angaben
- Kundenkommunikation bei Eskalationen
- finale Freigabe vor Anlage im System
Beispielvorgang
Aus Eingang wird Entscheidungsvorlage.
Ein Vorgang kommt rein. Der Agent erkennt Kontext, markiert was fehlt und bereitet die Rückfrage vor. Der Mensch entscheidet.
Anfrage zu wiederkehrendem Vorgang
1 Mail · 1 PDF im Anhang
Strukturiertes Dokument zum Vorgang
Quelle wird zitiert
- · eine Pflichtangabe fehlt im Anhang
- · ein Termin ist offen
- 1Kontext erkanntok
- 2Daten extrahiertok
- 3Fehlende Angaben markiertok
- 4Rückfrage vorbereitetok
Kontext
- Vorgangstyp
- wiederkehrend
- Zuständiges Team
- erkannt
- Quellenhinweis
- 1 Mail, 1 PDF
Jede Aussage ist mit Mail oder PDF verknüpft und im Vorgang nachprüfbar.
Wiederkehrender Vorgang erkannt. Eine Pflichtangabe fehlt, ein Termin ist offen. Rückfrage liegt als Entwurf bereit.
Nächste Schritte
- 1. Rückfrage prüfen und freigeben
- 2. Bei Bestätigung: Vorgang übergeben
- 3. Quellen bleiben am Vorgang verknüpft
„Hallo, kurze Rückfrage zum vorliegenden Vorgang: bitte die fehlende Angabe und den offenen Termin bestätigen …"