Under the Hood: Unser eigenes KI-Setup bei CMS

Wer Unternehmen in Sachen Automatisierung und KI berät, muss selbst liefern. Eat your own dogfood ist für uns Pflicht. Doch unser internes Setup überrascht viele Kunden, denn wir sind weit entfernt von einer 100%igen Vollautomatisierung. Wir ziehen sehr bewusste Grenzen.

Was bei uns automatisiert im Hintergrund läuft

Wir nutzen KI und smarte Workflows intensiv, um administrative Reibungsverluste zu minimieren und unseren Kopf für echte Deep-Work-Aufgaben freizuhalten:

• Meeting-Notizen & Action Items: Kein manuelles Tippen von Protokollen mehr. Unsere Meetings werden transkribiert und eine KI extrahiert die nächsten Schritte und weist diese zu.
• Dokumenten-Routing: Eingehende Rechnungen, Verträge oder Support-Anfragen werden klassifiziert, die relevanten Daten ausgelesen und an die richtigen Systeme (Buchhaltung, CRM) weitergeleitet.
• Status-Updates & Monitoring: System-Alerts und Projekt-Statusberichte werden automatisiert generiert und an die entsprechenden Slack-Channels gepostet.

Was bewusst manuell bleibt (und warum)

Trotz unserer Möglichkeiten bleiben zentrale Bereiche unserer Arbeit streng manuell:

• Kundenkommunikation: Jede E-Mail, jeder Anruf, jede Slack-Nachricht an Kunden stammt von einem Menschen.
• Strategieentwicklung: KI kann Daten aufbereiten, aber die Ableitung der strategischen Schlüsse für den Kunden übernehmen unsere Experten.
• Kreative Entscheidungen: Lösungsarchitekturen und Systemdesigns entstehen in menschlichen Köpfen.

Ein teurer Fehler aus der Vergangenheit

Warum diese strikte Trennung? Wir haben aus unseren eigenen Fehlern gelernt. Wir hatten testweise einen Agenten im Einsatz, der auf Basis unserer Wissensdatenbank erste Antworten auf Kunden-E-Mails verfasste. Das Ergebnis? Die Antworten waren zwar inhaltlich korrekt, wirkten aber distanziert. Kunden fühlten sich nicht gehört, sondern abgefertigt. Das Vertrauen litt spürbar.

Seitdem gilt bei CMS die eiserne Regel: Prozesse werden automatisiert. Beziehungen werden gepflegt.